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Digitalizzazione aziendale? Ecco dei consigli per avviare la vostra trasformazione digitale

Che cos'è la digitalizzazione aziendale?

Innanzitutto, per chi non lo sapesse, chiariamo la differenza tra digitization e digitalization.


La digitization è l'atto di convertire documenti fisici o cartacei in documenti digitali. La scansione di una fattura cartacea e il suo caricamento in formato PDF sono un esempio di digitalizzazione.


La digitalization è una trasformazione più profonda di un modello di business verso l'utilizzo di processi digitali anziché analogici. Ad esempio, un'azienda che decide di rendere digitale la gestione e l'elaborazione di tutti i documenti finanziari è considerata una digitalizzazione.


La digitalizzazione aziendale è l'integrazione della tecnologia che trasforma il modo in cui le organizzazioni operano nei diversi settori, servizi e canali, con i clienti e gli altri stakeholder. Un vero processo di trasformazione digitale va oltre l'acquisto e l'utilizzo di un nuovo strumento o software; richiede un impegno onesto da parte dell'intera organizzazione a valutare, mettere in discussione e riconfigurare i processi aziendali secondo un percorso e un ritmo che funzionino per l'azienda, i suoi clienti e i suoi fornitori.


I vantaggi della digitalizzazione aziendale

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali sono molteplici e variano a seconda degli obiettivi aziendali. Tuttavia, sia che stiate passando dalla carta alle fatture elettroniche, dall'approvvigionamento tradizionale di beni all'e-procurement o alla digitalizzazione della gestione end-to-end della supply chain, ci sono alcuni vantaggi che la digitalizzazione porta sempre con sé, se fatta bene:


  • Riduzione dei costi

  • Meno lavoro manuale

  • Meno errori

  • Visibilità sulle spese aziendali

  • Controllo del flusso di cassa

  • Processo decisionale basato sui dati



Come si possono ottenere questi risultati?


Consiglio n. 1: individuare i margini di miglioramento

I cambiamenti organizzativi a volte possono sembrare opprimenti, ed è comprensibile che sia così.


Il nostro consiglio è di esaminare un processo, capire dove c'è margine di miglioramento e iniziare da lì il vostro viaggio nella digitalizzazione.


Ricevete ancora fatture cartacee dai vostri fornitori? Anche se lavorate con pochi documenti cartacei e per lo più PDF, c'è molto spazio per sviluppare un modello aziendale veramente digitale. Le noiose sfide dell'inserimento manuale dei dati, della verifica delle fatture e della gestione e archiviazione di documenti cartacei o PDF possono essere sostituite dalla fatturazione elettronica automatizzata direttamente all'interno del vostro sistema ERP. Vedrete nascere sotto i vostri occhi costi più bassi, meno lavoro manuale, un'elaborazione più diretta e un numero molto inferiore di errori.


La digitalizzazione di queste attività aumenta in modo significativo la visibilità sulle spese aziendali, aiutando il vostro reparto finanziario a prendere decisioni più informate a vantaggio dell'intera organizzazione. Tutti i dati delle fatture sono salvati in un unico posto, in modo da poter effettuare ricerche e confronti che non sono possibili con pile di carta.


Consiglio n. 2: coinvolgere l'organizzazione

Una volta identificate le aree di miglioramento, è necessario che tutta l'organizzazione sostenga i vostri sforzi digitali. Preparate un business case dettagliato che illustri i vantaggi che l'azienda nel suo complesso trarrà da questo progetto di digitalizzazione.


Oltre a risparmiare denaro, tempo e risorse, la digitalizzazione dei processi finanziari consente di raccogliere e accedere a dati di qualità da ordini, fatture e altri documenti. In questo modo è possibile identificare tendenze, modelli, intuizioni sui prezzi e preferenze degli acquirenti. La possibilità di vedere "il quadro generale" delle finanze aziendali aiuterà tutti i responsabili di reparto a prendere decisioni informate, ora e in futuro. Informare completamente i responsabili delle decisioni della vostra azienda su questi vantaggi vi darà una proposta di valore difficile da negare.


Consiglio n. 3: integrare con i sistemi esistenti

Nell'intraprendere un progetto di trasformazione digitale, assicuratevi di non creare più problemi di quelli che intendete risolvere. Non rimanete intrappolati in una rete di sistemi scollegati!


Quando esaminate le opzioni, cercate un fornitore di servizi che possa integrarsi facilmente con il vostro attuale sistema ERP o con altri sistemi di contabilità. Assicurandovi che i vostri processi aziendali digitali non necessitino di modifiche di sistema o di formato, potrete passare al digitale molto più rapidamente e sfruttare al meglio il vostro progetto di trasformazione.